Comment gérer les imprévus ?

Combien de fois as-tu déjà repoussé une tâche au lendemain parce qu’un imprévu a pointé le bout de son nez en plein milieu de la journée ?

Je crois que je ne compte plus le nombre de fois où ça m’est arrivé.

Attention, ici on ne parle pas de procrastination, mais bien de choses qui n’étaient pas du tout prévues et qui se sont glissées dans ton emploi du temps.

Au bout d’un moment, j’ai quand même fini par développer une sorte de stratégie pour ne plus me laisser submerger.

Elle se compose de 3 phases bien distinctes que tu découvriras dans la suite de l’article.

Mais avant cela, revenons aux bases.

C’est quoi un imprévu ?

Même en ayant planifier toute ta semaine de A à Z, il y a encore beaucoup de choses que tu ne peux pas contrôler, dont les imprévus.

Evidemment, ils se présentent souvent sous la forme d’un événement inattendu et qui va te forcer à changer tous tes plans.

Annuler ta séance de sport pour gérer le dernier dossier que ton patron t’a donné, rester à la maison parce que ton enfant est malade…

Forcément, tout cela ne va pas impacter seulement la journée où l’imprévu est tombé, mais aussi celles qui suivent.

Si tu n’as pas pu aller au boulot, alors tu vas devoir rattraper ton retard et donc potentiellement travailler plus pendant quelques jours.

Si tu as loupé un cours, alors tu vas devoir le rattraper en mettant peut-être de côté tes autres matières.

Et la liste est encore longue.

Mais les imprévus peuvent aussi prendre d’autres formes.

Une réunion qui dure plus longtemps que prévu, un rendez-vous que tu as oublié de noter dans ton agenda, un logiciel qui ne fonctionne pas, etc.

Vu comme ça, les imprévus ont un côté un peu maléfique : ils te font perdre ton temps, changent tout ton programme et t’apportent du stress.

Mais en apprenant à les gérer correctement, ils ne prendront plus le dessus et ils viendront même pimenter tes journées en cassant la routine.

Phase n°1 : Anticiper les imprévus

Malheureusement, on ne peut pas prédire ce qui va arriver.

Mais on peut réussir à s’organiser pour que les imprévus nous prennent le moins de temps possible et ne bouscule plus notre planning.

Pour cela, tu peux utiliser deux techniques très simples.

#1 Prévoir des blocs d’imprévus

Cette première technique est particulièrement adaptée si tu organises déjà tes journées et tes semaines avec le Time Blocking.

Et même si ce n’est pas le cas, tu peux très bien l’adopter quand même.

Pour te faire un petit résumé rapide, le Time Blocking consiste simplement à s’organiser grâce à des blocs de temps.

Au lieu d’enchaîner plein de petites tâches rapides, tu vas plutôt essayer de travailler par bloc pour rester concentré plus longtemps et accomplir plus de choses.

Evidemment, cette méthode n’est pas adaptée pour tout le monde, mais elle est vraiment à tester si tu te sens submergé par ton quotidien et que tu coures après le temps.

Pour revenir aux imprévus, cette méthode va te permettre de leur allouer un bloc de temps chaque jour.

Par exemple, tu peux bloquer une heure à la fin de ta journée pour tout gérer.

Ou alors une demi-heure en fin de matinée et une demi-heure en fin de journée.

Tout dépend de la manière et du moment où surviennent tes imprévus.

Tu peux même ajuster au fur et à mesure de ta journée.

Si tu avais prévu de prendre une heure le soir, mais qu’à 10h tu te sens déjà submergé, alors il peut être plus pertinent de prendre deux fois 30 minutes pour gérer.

Mais tu te poses peut-être une question à ce stade :

Que faire si je n’ai aucun imprévu ?

Dans ces cas-là, je peux déjà te dire que tu as beaucoup de chance !

Mais tu en as encore plus que ce que tu ne penses parce que tu viens de gagner une heure de ta journée.

Profite de ce créneau pour te reposer, faire une activité détente ou passer du temps avec ta famille ou tes amis.

Tu es libre de faire ce que tu veux et ce qui te plaît !

#2 Utiliser le ratio de Fudge

Parfois, il nous arrive d’être un peu trop optimiste en planifiant nos journées.

On pense pouvoir accomplir 10 tâches alors qu’au bout du compte, on ne pourra en faire que la moitié.

On part du principe que comme on est en pleine forme, notre journée va se passer comme on le souhaite.

Mais on oublie souvent (voire toujours) les imprévus. Et c’est souvent ces jours-là qu’ils sont le plus nombreux.

Alors pour palier à ce problème, je te conseille d’utiliser le ratio de Fudge.

Prenons plusieurs exemples assez simples pour illustrer ce calcul.

Tu as un devoir à rendre pour demain. Tu penses travailler dessus pendant 2 heures.

Sauf que tu vas y passer 2h45. Ton ratio de Fudge est donc de 1,38 quand il s’agit de rédiger des devoirs.

Ton patron a prévu une réunion d’une heure pour faire le point. Elle va finalement durer 1h30.

Tu sais maintenant que la ratio de Fudge de tes réunions est de 1,5.

Donc la prochaine fois que tu as une réunion de prévue, au lieu de la noter simplement sur les horaires indiqués, tu vas multiplier ce temps par le ratio.

Cela te permettra d’avoir une estimation plus juste du temps que cela va vraiment te prendre !

Ensuite, tu peux choisir d’utiliser un ratio de Fudge unique, en faisant la moyenne de tous ceux que tu as eu sur les derniers jours.

Ou alors tu peux garder un ratio pour chaque type de tâche, comme dans l’exemple que je viens de te donner.

Et comme pour les blocs d’imprévus, si cela prend moins de temps que prévu, alors profites-en pour faire ce que tu veux sans culpabiliser !

Phase n°2 : Traiter les imprévus

C’est bien beau d’essayer d’anticiper ce qui peut se passer durant une journée ou une semaine.

Mais tu te demandes sûrement comment faire quand l’imprévu survient vraiment.

Et c’est exactement à quoi sert cette phase n°2 !

#3 La règle des 2 minutes

C’est une règle que j’utilise souvent au quotidien et qui me permet de m’alléger d’une énorme charge mentale.

Si une tâche (ici l’imprévu) prend moins de 2 minutes pour être traitée, alors je m’en occupe immédiatement.

Je te conseille surtout de l’utiliser pour toutes les petites tâches qui surviennent, comme répondre à un mail urgent, signer un papier…

Au lieu de repousser pour peut-être finir par oublier, fais-le maintenant pour t’en débarrasser.

Mais tu te rends sûrement compte que cette règle va un peu à contre-sens de ce que je t’ai expliqué avec les blocs d’imprévus.

Et surtout, tu vas vite finir par te déconcentrer et ne pas vraiment avancer sur tes tâches importantes si tu t’arrêtes toutes les 15 minutes.

Alors voici la technique ultime :

Il faut utiliser tes blocs d’imprévus pour faire toutes les tâches qui prennent moins de 2 minutes.

Pour le faire, c’est très simple.

A chaque fois qu’une de ces tâches survient dans ta journée, note-la sur un papier pour t’en décharger mais aussi être sûr de ne pas oublier.

Et une fois que tu arrives sur ton créneau d’imprévus, tu t’occupes de tout ce que tu as noté.

Et pour les plus gros imprévus, le prochain conseil est justement fait pour ça !

#4 Utiliser des méthodes de priorisation

Il existe plusieurs méthodes, toutes aussi intéressantes les unes que les autres, mais je vais me concentrer sur la plus simple et la plus connue : la matrice d’Eisenhower.

Comme tu peux le voir, cette matrice est composée de 4 quadrants.

Ils vont donc te permettre de placer chacun de tes imprévus dans la case qui correspond, ce qui va te permettre de déterminer l’ordre dans lequel les traiter.

Dans le cas des imprévus, il est très probable que certains soient urgents et importants. En gros, c’est ceux que tu dois absolument traiter avant la fin de la journée.

Mais pour les autres, ils peuvent souvent attendre un peu.

Soit le lendemain, soit la fin de la semaine, tout dépend du degré d’urgence.

Mais les gens commettent souvent l’erreur de penser que tout est important et urgent.

Alors que ce n’est souvent pas le cas.

Tu peux avoir à traiter un dossier rapidement, mais il n’est pas forcément urgent.

Ou alors tu peux avoir une présentation importante à préparer, mais ça peut être pour dans plusieurs semaines.

C’est en priorisant de la bonne manière que tu réussiras à ne plus te sentir submergé par tout ce qui arrive.

Comme je te l’ai dit, la matrice d’Eisenhower n’est pas la seule méthode à exister.

On peut aussi utiliser la méthode MoSCoW (détaillée dans le paragraphe Priorisation de cet article) ou la méthode ABCDE, mais elles sont toutes assez similaires.

Elles permettent de placer toutes tes tâches sur une échelle de priorité pour savoir lesquelles traiter en premier.

Ce qui nous amène à la dernière phase de cette stratégie :

Phase n°3 : Gérer les imprévus

Maintenant que tu sais comment anticiper et traiter les imprévus, il va maintenant falloir travailler un peu plus sur toi et sur la façon que tu as de les gérer.

Souvent, un imprévu apporte son lot de stress, parfois de colère ou d’incompréhension. Mais il faut réussir à gérer toutes ces mauvaises ondes pour ne pas finir par tout abandonner !

#5 Garder un état d’esprit positif

Ce n’est pas en te disant que tu n’y arriveras jamais que tu vas terminer ton travail plus vite.

C’est même le contraire.

Comme tu as l’impression que tu ne vas jamais finir ta tâche, tu traînes de plus en plus et ça finit par te prendre des heures.

En toute logique, ce n’est pas la bonne stratégie à adopter.

Je sais que ce n’est pas facile, surtout dans ces cas-là, mais il faut réussir à changer ton état d’esprit.

Au lieu de voir les imprévus comme quelque chose de maléfique, qui va te faire perdre énormément de temps, vois les choses du côté positif.

Tu as gardé du temps pour gérer ces imprévus, donc tu ne rentreras pas du boulot plus tard.

Et puis si tu t’y mets vraiment à fond, ça peut rapidement être terminé, en à peine 30 minutes.

Ca peut aussi être l’occasion pour toi d’apprendre de nouvelles choses !

Alors oui, ça ne t’enchantait pas vraiment de faire cette présentation, mais c’est une bonne occasion d’élargir tes connaissances et tes compétences !

Donc au final, ce n’est peut-être pas si horrible que ça, surtout si tu avais anticipé le fait que ça pouvait arriver.

Le petit tips que je peux te donner pour réussir à faire ce changement d’état d’esprit, c’est de cultiver la gratitude.

A chaque fois qu’une chose positive t’arrive, note-la dans un carnet.

Ou alors tu peux prendre 5 minutes chaque soir pour noter 3 choses positives qui sont arrivées aujourd’hui. Ca t’aidera à moins te concentrer sur le négatif.

#6 Rester flexible

Ce dernier conseil rejoint un peu le précédent, mais ce n’est pas en t’apitoyant sur ton sort que les choses vont avancer.

Au lieu de chercher à réagencer ton planning pour intégrer l’imprévu qui vient juste de tomber, continue à travailler comme si de rien n’était et tu t’en occuperas en fin de journée.

Vouloir tout gérer et tout contrôler va juste t’apporter plus de stress que de raison.

C’est en gardant un emploi du temps flexible que tu pourras faire face aux imprévus de la meilleure façon possible.

Par exemple, au lieu de prévoir toutes tes tâches à la suite dans ton emploi du temps, garde 5 ou 10 minutes entre chacune d’entre elles pour faire comme une zone tampon.

Cela te permettra de changer de tâche sans te presser ou de pouvoir terminer sans te sentir forcé de te dépêcher.

Et tu verras que ça peut vraiment tout changer, autant sur ta manière de faire ou la qualité de ton travail !

Conclusion

Comme tu as pu le comprendre et le voir, les imprévus ne sont plus vraiment un problème dès qu’on a trouvé la stratégie à adopter pour les gérer.

Tu peux tout à fait décider de suivre ce plan tel quel ou créer ta propre stratégie qui correspond exactement à ta situation.

Tu n’es aussi pas obligé d’utiliser toutes les techniques citées ici. Ce sont seulement des pistes pour t’aider du mieux possible !

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